Verso il futuro: come l'AI può facilitare la gestione dei documenti aziendali
Il progetto nasce dall’esigenza di semplificare e automatizzare la gestione delle fatture fornitori aziendali, un’attività spesso ripetitiva e soggetta a errori umani. L’obiettivo principale è stato quello di sviluppare un sistema intelligente in grado di archiviare, organizzare e rendere facilmente accessibili tutte le fatture ricevute dall’azienda, migliorando l’efficienza operativa e riducendo i tempi di ricerca e consultazione. Inoltre consente l’accesso all’archivio fatture a terzi esterni all’azienda in modo read-only e real time.
Vantaggi del sistema
L’integrazione di questi strumenti ha portato numerosi benefici:
Automazione dei processi
Riduzione del lavoro manuale e del rischio di errore.
Accessibilità immediata
Tutte le fatture sono disponibili in pochi clic o tramite una semplice richiesta a Copilot.
Organizzazione efficiente
I documenti sono archiviati in modo strutturato e facilmente consultabile.
Sicurezza dei dati
Grazie a SharePoint, le informazioni sono protette e accessibili solo da chi ne ha diritto.
Tecnologie utilizzate
Power Automate
Utilizzato per creare un flusso automatizzato che intercetta le email contenenti fatture in allegato e le trasferisce direttamente in un archivio digitale. Questo processo elimina la necessità di intervento manuale, garantendo rapidità e precisione nello spostamento dei documenti.
SharePoint
Usato come piattaforma di archiviazione centralizzata. È stato creato un sito dedicato dove tutte le fatture vengono salvate in modo ordinato, con la possibilità di organizzarle per data, fornitore, importo o altri criteri rilevanti. SharePoint offre inoltre funzionalità di sicurezza e controllo degli accessi.
Copilot
Integrato nel sito SharePoint, Copilot consente di interagire con l’archivio tramite linguaggio naturale. Basta porre una domanda, per ottenere una risposta immediata e precisa. Questo riduce drasticamente il tempo necessario per trovare informazioni specifiche.
L’obiettivo finale è quello di semplificare il flusso di lavoro, migliorare la collaborazione con i fornitori e garantire una gestione più fluida e professionale delle attività aziendali.
