L'importanza del DPO per il GDPR
Nel contesto dei requisiti obbligatori richiesti dal GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati), di cui si discute anche nell’articolo riguardante il backup dei dati GDPR compliant, è bene segnalare un ulteriore attività necessaria al fine di garantire la conformità con la normativa.
Pochi sanno, infatti, che è di fondamentale importanza la presenza del DPO all’interno di un’organizzazione. Molte persone non hanno ancora chiaramente compreso quali sono i casi in cui deve essere designato e i compiti a lui attribuiti. Facciamo un po’ di chiarezza.
Quando il DPO è obbligatorio ed è necessario nominarlo?
Devono nominare obbligatoriamente un Data Protection Officer tutte le pubbliche amministrazioni, enti pubblici e in generale tutti i soggetti (enti e imprese) che nelle loro attività principali trattano su larga scala i dati personali.
Per dati personali si intende tutte le informazioni che identificano o rendono identificabile, direttamente o indirettamente, una persona fisica quindi dati anagrafici (nome e cognome, codice fiscale, indirizzo IP, numero di targa), dati sensibili, relativi alla salute o alla vita sessuale, dati genetici, giudiziari e biometrici.
Le imprese, che non ricadono invece nell’obbligo di legge, possono comunque decidere di dotarsi ugualmente di un DPO.
Il titolare del trattamento deve comunicare i dati di contatto del DPO segnalando quindi la sua nomina all’autorità di controllo, ovvero al Garante per la Protezione dei Dati Personali del Paese di riferimento, attraverso l’apposita procedura online.
Chi è e chi può fare il DPO?
Il Data Protection Officer (DPO) o Responsabile della Protezione dei Dati è una persona nominata internamente o esternamente all’organizzazione, che ha il compito di monitorare e garantire la protezione dei dati personali raccolti, fornire consulenza interna e agire come punto di contatto con l’autorità di controllo per la protezione dei dati.
Anche se non sono richiesti dalla legge particolari attestati o certificazioni abilitanti, è comunque raccomandato scegliere un professionista che sia in grado di adempiere alle proprie funzioni sulla base di competenze e conoscenze specifiche. Il DPO, deve quindi:
- conoscere la normativa sulla privacy, ad esempio il GDPR e come queste leggi si applicano all’organizzazione per cui lavora
- avere esperienza nella gestione dei dati personali, inclusa l’identificazione dei dati stessi, la conservazione, la sicurezza, l’accesso e la cancellazione
- comprendere le tecnologie utilizzate dall’organizzazione per l’elaborazione dei dati, tra cui software, database, servizi cloud e sistemi di sicurezza
- essere in grado di analizzare e valutare i rischi associati alla gestione dei dati, pertanto è necessario avere competenze analitiche
- poter fornire una consulenza adeguata comunicando e collaborando con team di diverse funzioni
La scelta del corretto DPO è, perciò, un’importante decisione che deve essere presa con cura: è fondamentale potersi affidare ad un professionista qualificato.
Quali compiti e funzioni ha il DPO?
Il Data Protection Officer adempie alle proprie funzioni in piena indipendenza e in assenza di conflitti di interesse. Infatti, al fine di garantire la protezione dei dati personali trattati dalla società, deve far sì che quest’ultima adotti misure appropriate che vengano aggiornate nel tempo, in modo da rimanere al passo con la continua evoluzione delle minacce alla sicurezza dei dati.
Misure tecniche e organizzative potrebbero essere:
- Backup dei dati: l’utilizzo di un sistema di backup sicuro evita la perdita di dati in caso di guasti hardware o di altri eventi imprevisti, come anche gli attacchi hacker
- Cittografia dei dati: questo metodo consente di proteggere i dati personali durante il trasferimento o l’archiviazione, rendendondoli illeggibili a chi non possiede la chiave di decrittazione
- Controllo degli accessi: può essere fatto attraverso l’implementazione di autorizzazioni di accesso, password sicure e sistemi di autenticazione a più fattori
Un altro importante compito del DPO è quello di cooperare con l’autorità di controllo, ovvero il Garante per la Protezione dei Dati Personali.
In primo luogo, durante l’attività ispettiva, il DPO deve saper verificare che l’autorità stia agendo in modo conforme al regolamento GDPR e che le richieste siano giustificate e proporzionate rispetto alle esigenze di protezione dei dati personali dell’organizzazione. Successivamente deve, quindi, collaborare con il Garante fornendo tutte le informazioni richieste.
Infine, il DPO deve anche agire come intermediario tra l’organizzazione e l’autorità di controllo, in modo da gestire eventuali richieste di azioni correttive o sanzioni. Ha il compito di valutare la gravità dell’eventuale violazione dei dati personali e di collaborare con l’autorità di controllo per definire le azioni da intraprendere per risolvere la situazione.
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