Migrazione graduale (una mailbox per volta)  da Google Workspace a Microsoft 365 tramite Utixo Libraesva ESG usando contemporaneamente i due sistemi

A volte gli amministratori di sistema si trovano davanti ad un problema come la migrazione delle caselle postali da Google Workspace a Microsoft 365, un compito per niente banale che richiede una preparazione molto accurata.
Ovviamente il processo di pianificazione varia molto in base alla dimensione e alla struttura dell’organizzazione che necessita la migrazione sul nuovo provider di servizi internet, più grande è l’azienda più tempo e risorse servono per completare il passaggio. 

Il processo di migrazione è composto da tantissimi punti essenziali ogni uno dei quali va attentamente studiato ed analizzato prima di iniziare lo spostamento dei dati, però la domanda più ricorrente rimane sempre la stessa: come migrare tutti gli account di posta senza interrompere il servizio all’intera azienda? 

L’innovazione di questo metodo di migrazione è la possibilità di migrare da un sistema di posta all’altro mantenendo attivi entrambi i sistemi e continuando a ricevere/inviare posta senza perdere alcuna email.

Nel caso specifico andiamo proprio a scoprire come si può effettuare il passaggio delle caselle e-mail da Gmail a M365 senza dover riconfigurare tutti i client immediatamente, ma migrando le mailboxes in piccoli gruppi o addirittura facendo il passaggio utente per utente, conservando sempre il corretto flusso di posta sfruttando il servizio di email security Libraesva Utixo. 

La nostra email security suite as a service consente infatti di indirizzare il flusso SMTP non in base al dominio ma alle singole email consentendo di inoltrare alcune email ad un servizio (G Workspace) ed altre ad un altro servizio(M365). 

Chiaramente questo vale anche per altri tipo di server di posta perciò è uno strumento utile alle migrazioni di posta in genere. 

Migrazione Posta M365 Workspace

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Prima di iniziare facciamo una breve panoramica degli strumenti che ci servono per condurre questa migrazione: 

  1. Account amministratore di Google Workspace in grado di modificare la configurazione del servizio Gmail, oppure un account Super Amministratore 
  2. Account amministratore di Microsoft 365 in grado in modificare la configurazione del servizio Exchange Online, oppure un account Global Administrator. 
  3. Servizio di Libraesva as a service Utixo oppure un’installazione configurata e pronta ad uso di Libraesva Email Security Gateway (LESG) che svolge un ruolo importante nello smistamento del traffico di posta durante la migrazione.  
  4. L’accesso alla zona DNS del dominio che deve essere migrato. 

Passo 1. Configurare Libraesva ESG come record MX primario

Prima di tutto dobbiamo rassicurarci che il traffico corrente di posta passi attraverso il Libraesva ESG (se sul tuo dominio è già attivo il filtro ESG vai al Passo 2) 

Per fare ciò dobbiamo configurare un nuovo dominio di relay su ESG nella sezione System->Mail Transport->Relay Configuration->Domain Relay cliccando il tasto New. 

Nella finestra che si apre bisogna compilare i seguenti campi: 

Domain: il tuo dominio principale sul quale è attualmente configurato il servizio Gmail 

Mail Server: l’hostname del server di posta al quale ESG dovrà consegnare i messaggi (nel nostro caso è l’indirizzo del server di posta di Google Workspace) 

Port: 25 

Use MX: no 

Tutti gli altri i campi possono rimanere invariati visto che non ci interessano in questa guida. 

Libraesva Utixo

Passo 2. Configurazione Inbound Gateway su Google Workspace

Una volta configurato il nostro dominio su ESG abbiamo bisogno di impostare un Inbound Gateway su Google Workspace per far sì che tutto il traffico in uscita da ESG venga accettato dal servizio Gmail.

  • Accedere all’interfaccia di amministrazione di Google Workspace https://admin.google.com/
  • Andare nella sezione Applicazione -> Google Workspace -> Gmail -> Spam, phishing e malware
  • Attivare il Gateway in entrata inserendo gli indirizzi IP dell’host ESG
  • Spuntare la casella “Rifiuta tutta la posta che non proviene da IP gateway” che forza Google di inviare a ESG il flusso interno di posta elettronica.

Subito dopo la configurazione dell’Inbound Gateway su Gmail dobbiamo sostituire l’attuale record MX (quello di Google) andando a mettere l’hostname di ESG per farsi che il flusso di posta venga smistato da Libraesva.

Record-MX-email-migration

Passo 3. Configurazione di Inbound Connector per Exchange Online

In questa fase andiamo a creare un connettore di ricezione di Exchange Online per poter ricevere i messaggi di posta da ESG.

  1. Accedere all’interfaccia di gestione di Exchange Online:
  2. Nella barra laterale selezione Flusso di posta -> Connettori
  3. Nella sezione Connettori clicca su Aggiungi un connettore
  4. Connessione da Organizzazione partner -> Office 365
  5. Clicca sul tasto Avanti
  6. Assegnagli un nome e clicca Avanti
  7. Seleziona la voce “Verificando che l’indirizzo IP del server del mittente corrisponda…” e inserisci uno o più indirizzi IP della tua installazione ESG e poi clicca su Avanti
  8. Spunta la casella “Rifiuta messaggi di posta elettronica se non sono inviati con TLS” e clicca su Avanti
  9. Ricontrolla bene la configurazione e clicca su Crea connettore

 

Una volta configurato il connettore di ricezione abbiamo bisogno modificare il tipo del nostro Dominio accettato da Autorevole a Inoltro interno per farsi che il server di Microsoft Exchange invii la posta interna al nostro MX per i destinatari non presenti all’interno di Microsoft 365.

In questa guida si presume che l’amministratore di rete abbia già configurato il dominio primario all’interno del tenant 365 se non lo hai ancora fatto segui la guida ufficiale di Microsoft: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/setup/add-domain

  1. Accedi all’interfaccia di gestione di Exchange Online: https://admin.exchange.microsoft.com
  2. Nella barra laterale seleziona Flusso di posta -> Domini accettati
  3. Seleziona il tuo dominio primario e impostalo come Inoltro interno e Salva la modifica

Passo 4. La migrazione delle caselle postali

Dopo aver ultimato tutte le configurazioni essenziali dei tre ambienti coinvolti nella migrazione graduale possiamo finalmente procedere con il passaggio delle caselle di posta.

  • Identificare gli account di posta da trasferire: non esiste una regola generica in base alla quale devono essere selezionate le caselle postali da trasferire, ogni IT manager fa delle scelte proprie in base al contesto aziendale e alle sue esigenze.
  • Creare le caselle postali su Microsoft 365: gli account di posta che si vogliono trasferire vanno creati nel Exchange Online; quindi, vanno creati degli utenti nel tenant di M365 con le relative licenze. (se hai bisogno di acquistare le licenze di Microsoft 365 consulta il listino di Utixo: https://utixo.net/it/microsoft-365/)
  • Riconfigurare il routing di posta su ESG: quando l’account di Microsoft 365 è pronto ad utilizzo possiamo cominciare a spostare il relativo flusso di posta verso Exchange Online e lo possiamo fare tramite il pannello di controllo ESG:
    1. Entrare nel pannello di amministrazione ESG
    2. Navigare nella sezione System -> Mail Transport -> Relay Configuration -> Domain Relay
    3. Creare un’apposita regola di relay per l’utente che si vuole migrare inserendo nel campo Domain il suo indirizzo e-mail primario

      Libraesva-Rukes

    4. Inserire nel campo Mail Server l’hostname del server di posta del tuo Exchange Online
  • Verificare il corretto funzionamento del routing SMTP: effettuare una prova di invio/ricezione dei messaggi di posta sia provenienti dai domini esterni che da quello interno.
  • Effettuare lo spostamento dei dati: se si volessero mantenere tutti messaggi attualmente presenti negli account di Google Workspace si potrebbero utilizzare dei tool di sincronizzazione automatica per spostare i messaggi nelle nuove caselle di posta su Microsoft 365 (es. IMAP Sync).

Conclusione

In questo articolo abbiamo visto come si può migrare le caselle postali Google Workspace a Microsoft 365 tramite il servizio Utixo Libraesva ESG usando il metodo di migrazione graduale, ovvero spostando una casella alla volta senza interrompere la comunicazione SMTP all’interno dell’organizzazione. Questo tipo di migrazione può essere esteso anche agli scenari di migrazione che richiede un controllo del flusso di posta molto granulare e ti permette di gestire le regole di routing SMTP al livello di singolo account di posta.

Utixo è specializzata nella migrazione e nella gestione dei sistemi di posta per piccole e grandi imprese utilizzando prodotti di migration automation.

Se avete bisogno di una consulenza o di gestire un progetto di migrazione e gestione della posta consultate il nostro reparto commerciale.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato.

Torna su