Guida all'acquisto di Microsoft 365 business per le PMI: quale versione acquistare?
Quando e come è nato Microsoft 365?
Prima di parlare di Microsoft 365 business facciamo un po’ di chiarezza. Nell’aprile 2020 la Microsoft Corporation ha ufficializzato il rebranding di Office 365 rinominandolo in Microsoft 365.
Tornando indietro: la prima versione di Office è nata nel 1989, annunciata da Bill Gates a Las Vegas.
Office è una suite di software di produttività. Include un insieme di applicazioni desktop e online che consentono agli utenti di creare, modificare e gestire documenti, fogli di calcolo, presentazioni, e-mail, calendari, note e altro ancora. La prima versione comprendeva solamente Word, Excel e PowerPoint. Più avanti nell’articolo andremo nel dettaglio di ogni applicazione.
Office nel 2013 è diventata disponibile anche in versione cloud, chiamata allora Office 365. Questa viene venduta come servizio in abbonamento, a differenza della versione originale che viene acquistata con licenza una tantum permanente. Ciò significa che Office è legato all’hardware e per ogni device necessita di una copia del pacchetto. Invece, Microsoft 365 (d’ora in poi non parleremo più di Office 365) si lega all’utente, permettendo l’installazione su più device, anche contemporaneamente. Questo consente agli utenti di usufruire sempre delle versioni più recenti delle applicazioni e di accedere ai propri documenti e dati da qualsiasi dispositivo.
Cosa è cambiato dopo il rebranding?
Dal 2020, oltre alla versione originale della suite di produttività, con il nuovo Microsoft 365 i piani di abbonamento sono stati aggiornati e introdotte nuove funzionalità.
Gli abbonamenti vengono suddivisi in 4 grandi opzioni in base a chi è l’acquirente:
- Personale e per la famiglia
- Istruzione
- Aziende
- Grandi imprese
In questo articolo ci concentriamo in particolar modo sulla terza tipologia, pensata apposta per le PMI, che viene identificata con il nome di Microsoft 365 business. A sua volta questa si suddivide in 4 abbonamenti rinnovabili mensilmente o annualmente in base alle esigenze dell’azienda.
Cosa comprendono i piani Microsoft 365 business?
Bisogna considerare Microsoft 365 business un vero e proprio ambiente di collaborazione aziendale che consente un drastico aumento della produttività e una gestione dell’intero sistema IT. Le componenti principali che trovi in ogni piano sono le seguenti applicazioni:
WORD: elabora testi con una vasta gamma di strumenti per la formattazione, crea documenti strutturati, come lettere, articoli e report, aggiunge immagini, tabelle, grafici e altri elementi visivi.
EXCEL: crea fogli di calcolo con celle organizzate in righe e colonne. Ogni cella può contenere dati numerici, testuali o formule che eseguono calcoli e manipolazioni dei dati, semplificandoli.
POWERPOINT: realizza diapositive contenenti testo, immagini, grafici, animazioni e altri elementi visivi per comunicare in modo efficace e coinvolgente durante presentazioni, conferenze o riunioni.
OUTLOOK: invia, riceve e gestisce la posta elettronica, organizza il calendario, i contatti e le attività, consentendo una gestione efficiente delle comunicazioni personali e professionali.
ONEDRIVE: memorizza, sincronizza e condivide file e documenti online. Offre spazio di archiviazione accessibile da qualsiasi dispositivo, consentendo di accedere ai propri file da qualsiasi luogo e condividerli con altre persone in modo semplice e sicuro. Il minimo spazio offerto è 1 TB per utente.
MICROSOFT 365 APPS FOR BUSINESS
Si tratta del piano più semplice e dispone della suite appena illustrata in versione desktop integralmente e web ad eccezione di Outlook. Questo significa che puoi installare le app direttamente sul tuo computer e puoi utilizzarle anche in modalità offline.
Inoltre, dispone di altre due applicazioni disponibili solo per PC. Queste, infatti, originariamente sono state sviluppate e rese disponibili solo per il sistema operativo Windows.
ACCESS: crea app aziendali di database senza l’intervento di un programmatore, in base a modelli o partendo da zero. Viene spesso utilizzata per gestire quantità significative di informazioni strutturate, ad esempio dati di inventario, informazioni di clienti, rapporti finanziari, ecc.
PUBLISHER: offre una serie di strumenti e funzionalità che semplificano la creazione di documenti di design. Questi possono essere documenti professionali come brochure, volantini, opuscoli, newsletter e biglietti da visita. È particolarmente utile se desideri creare materiale di marketing.
MICROSOFT 365 BUSINESS BASIC
Il piano Basic, a differenza di quello precedente, offre la suite base di Office solo in modalità web e per dispositivi mobili. Questo significa che puoi utilizzarlo da qualunque device connesso a Internet attraverso qualsiasi browser. Non include Access e Publisher, ma comprende:
TEAMS: chatta, effettua chiamate audio/video, organizza riunioni virtuali e condivide file in un’unica interfaccia integrata, facilitando la comunicazione e la collaborazione tra membri di un team o di un’organizzazione, fino a 300 partecipanti.
EXCHANGE: elimina la necessità per le aziende di gestire e mantenere i propri server di posta elettronica in loco, è un server di posta basato su cloud. Può essere accessibile tramite diversi client di posta elettronica come Microsoft Outlook. Offre, inoltre, funzionalità avanzate di sicurezza e protezione dei dati, come il filtraggio dello spam, la crittografia dei messaggi e la protezione da minacce informatiche.
SHAREPOINT: crea siti web interni, consentendo alle persone all’interno di un’organizzazione di condividere, strutturare e gestire documenti con collaborazioni in tempo reale. Tutto ciò che serve è solo un dispositivo e un web browser.
MICROSOFT 365 BUSINESS STANDARD
È un abbonamento molto popolare tra gli utenti. Offre tutte le funzionalità viste in Business Basic con l’aggiunta di Access e Publisher (solo per PC). Inoltre, le applicazioni sono disponibili in tutte le versioni: web, desktop e per dispositivi mobili. Include aggiornamenti regolari e accesso a funzionalità avanzate di sicurezza e gestione dei dati. Ecco perché è una scelta comune per molte organizzazioni e utenti individuali.
MICROSOFT 365 BUSINESS PREMIUM
Terminiamo con l’ultimo abbonamento, sicuramente il più completo, che offre funzionalità avanzate per esigenze più strutturate. Offre, infatti, tutte le componenti di Business Standard con una maggior protezione dalle minacce informatiche, che oggigiorno non sono da sottovalutare.
In aggiunta a tutte le app viste finora, in questo piano troviamo anche Intune e Azure che consentono di proteggere le informazioni sensibili aziendali su tutti i dispositivi dell’organizzazione. Possono anche abilitare la crittografia dei dati, applicare restrizioni di accesso, consentire il blocco remoto o la cancellazione dei dati in caso di smarrimento o furto del dispositivo. Permettono di implementare l’autenticazione a più fattori per un’ulteriore sicurezza e semplificare la gestione delle credenziali dei dipendenti.
Il consiglio di Utixo
Come partner diretto Microsoft CPS (Cloud Solution Provider), Utixo fornisce le soluzioni Microsoft 365 aggiungendo consulenza, formazione, supporto e integrazione con gli altri prodotti cloud utilizzati dall’azienda. La scelta dell’abbonamento Microsoft 365 business dipende dalle esigenze specifiche dell’organizzazione e dei suoi utenti (se sono più di 300, allora bisogna passare ai piani per le grandi imprese). Dovresti confrontare attentamente le opzioni disponibili per determinare quale piano sia il più adatto alle tue necessità. Se sei in difficoltà o vuoi confrontarti con un nostro consulente, non esitare a scriverci, saremo felici di poterti offrire supporto.
Tuttavia, grazie alla nostra esperienza, possiamo dire che un fattore rilevante da considerare durante l’acquisto di un piano Business è l’utilizzo delle app in modalità web o desktop.
- Se preferisci un’esperienza leggera e flessibile, l’utilizzo tramite web potrebbe essere adatto a te. Questa modalità è particolarmente utile se lavori da dispositivi diversi o se hai bisogno di condividere e collaborare su documenti in tempo reale con colleghi o clienti. Business Basic potrebbe essere l’opzione migliore.
- Avendo bisogno di funzionalità avanzate, di una maggiore flessibilità nell’elaborazione di file e della possibilità di lavorare offline, l’utilizzo tramite desktop potrebbe essere la scelta migliore. In questo caso potresti considerare il piano Apps for Business.
- Infine, l’opzione ibrida di Business Standard permette di iniziare a lavorare su un documento tramite l’applicazione desktop, salvarlo nel cloud e poi accedervi e modificarlo tramite la versione web, se necessario.
Ogni opzione ha i suoi vantaggi e svantaggi, quindi valuta attentamente le tue esigenze e preferenze per determinare quale piano di Microsoft 365 sia più adatto al tuo caso specifico. Puoi trovare tutti i prezzi degli abbonamenti cliccando qui.
